לתשומת ליבך חלק מהמידע באתר מוגן על פי חוק הגנת הפרטיות - המוסרו שלא כדין עובר עבירה!

החזר הוצאות למתנדב, כיבוד, הוצאות עודפות ורישום נוכחות

מסקנות מסיכום כספי של שנת 2007.

1. החזר הוצאות למתנדב

בכל מקרה של בקשת החזר הוצאות, יש לוודא את הנ"ל:
א. המתנדב שהוציא את הכסף קיבל אישור מראש בכתב להוצאה. האישור חתום ע"י המשרד ומכיל את שם המאשר וסכום מקסימלי להחזר.
ב. המתנדב מעביר חשבוניות מס עבור כל הוצאה.
ג. המתנדב מעביר צילום של אישור ניכוי מס במקור עבור הספק הרלוונטי.

לוחות זמנים להחזר הוצאות
א. יש להעביר חשבוניות עבור החזר הוצאות עד 10 ימי עסקים מתאריך ביצוע הרכישה, למשרד. חשבוניות שיועברו באיחור לא יזכו בהחזר (אלא באישור מיוחד של מנכ"ל העמותה).
ב. בכל מקרה של הוצאות על כיבוד, נסיעות ואש"ל יש לצרף רשימת משתתפים בפעילות, יחד עם החשבוניות - עד 10 ימים מתאריך האירוע. ראה גם פרק 2.
ג. יש להעביר אישור ניכוי מס במקור עד 30 ימי עסקים מתאריך ביצוע הרכישה, למשרד. במידה ומתנדב לא יעביר אישור ניכוי מס במקור מהספק עד 30 יום לאחר הרכישה, תוזן הרכישה כתרומה בשווה כסף.

2. החזר הוצאות / תרומות בגין כיבוד, נסיעות ואש"ל

בכל תום שנת מס נדרשת העמותה לדווח לרשויות המס על פעילותה.
למס הכנסה יש לדווח כל חודש, עד ה-15 לחודש, על החבות במס בגין משכורת וכן בגין הוצאות עודפות.
כיוון שהעמותה הייתה חדשה, לא ידענו שנדרש לסכם כל חודש את הנה"ח עבור הכיבוד שנרכש ע"י מתנדבים עבור הפעילות. כיבוד זה בד"כ נתרם ע"י המשתתפים בפעילות.

נשאלת השאלה: האם לאור תשלום ההוצאות העודפות על כיבוד, יש טעם כלל להזין את הוצאות הכיבוד הללו כתרומה עבור המתנדב, והאם תשלום המס עבור ההוצאות העודפות לא יגרום להפסד של העמותה?
האינטרס בהזנת ההוצאות על כיבוד כתרומה, כמובן, הוא באפשרות לזכות את המתנדב בקבלה לפי סעיף 46א לפקודת מס הכנסה, המאפשרת לו לקבל עד כ-35% מהוצאותיו על כיבוד בתור החזר מס.

התשובה: לכל פעילות שבה נרכש כיבוד, יש לבצע את החישוב הבא: האם סכום ההוצאה על כיבוד גבוה מ-12 ש"ח למשתתף? במידה וכן, רוב הסיכויים שהתשלום על המס יהיה שווה להחזר המס במקרה הטוב. במקרה הגרוע - תשלום המס על הוצאות עודפות, יהיה גבוה מהחזר המס למתנדב בגין התרומה. לכן, במקרים בהם ההוצאה על כיבוד הייתה גבוהה מ-12 ש"ח למשתתף, רצוי לה לעמותה לגנוז את חשבונית הכיבוד ולא להגישה להנהלת החשבונות.

עם זאת, ראוי לשקול את הפרטים הבאים:
א. במסעדות נרשם על החשבונית מספר הסועדים - רצוי לשים לב שהוא תואם את רישום הנוכחות. סעודה של 3 מנות ל-2 סועדים, שתסתכם בכ-40 ש"ח לסועד לכל הפחות, תעלה יותר (מס על הוצאות עודפות) מכל זיכוי שיתקבל אי פעם בגינה.
ב. אירועים הכוללים מספר ארוחות וכן כיבוד בין הארוחות - יש לחשב לפי 12 ש"ח לארוחה או הפסקת קפה. למשל - אירוע הנמשך יום שלם והמכיל 3 ארוחות ו-3 הפסקות קפה, "יזכה" הוצאה בגין כיבוד של 3+3=6 ארוחות כלומר 6*12=72 ש"ח למשתתף.

מסקנות:
א. כדי להקל את חישוב ההוצאות העודפות, בשישה צבעים ייכנס החל בתחילת 2008 נוהל רישום נוכחות. ראה מאמר נפרד בנושא.
ב. בכל חודש יש לסיים את הנהלת החשבוניות של הכיבוד עד ל-1 לחודש העוקב.
ג. בכל מקרה של הגשת בקשה להחזר הוצאות / תרומה של מתנדב בגין כיבוד, יש לבצע בדיקה מקדימה לפני ההזנה להנהלת החשבונות, האם בכלל כדאי לבקש קבלת תרומה על הסכום, או שזה רק מסב יותר נזק לעמותה מאשר תועלת.
תודה ענקית לבן-ציון סליוז, גזבר שישה צבעים ויועץ מס, על הייעוץ המקיף והמקצועי בנושא.